队伍建设。首先主办者要有2-3副主委人选，接着通知副主委人选物色自己团队的常委人选1-3个，常委人选推荐优秀委员人选10个以上，副主委-常委-委员三者组成一个有机整体，便于统一领导。可以由副主委人选再推荐优秀的副主委人选1个，优中选优。

获得办会许可。确定大概什么时间段准备开会，然后给上级主管学会秘书长递交开会/换届申请。学会批准盖章后开始发会议通知(预通知)。

做好全面准备。准备好分会领导、常委、委员的候选名单，会议议程，参会领导邀请与确定，学术会议专家名单，接送方案，会务费收取，发票信息，承办单位，赞助商，会议秘书处，志愿者。等等。